Registrar facturas no consiste en copiar únicamente el total. Para poder revisar el IVA, localizar un documento y explicar una operación, conviene separar la identificación de la factura, los datos de la otra parte y los importes de cada tipo impositivo.
1. La factura y el registro cumplen funciones distintas
La factura es el documento que acredita la operación. El registro reúne de forma ordenada la información de muchas facturas para facilitar el control y la liquidación. Una hoja de cálculo puede ayudar a mantener ese orden, pero no sustituye los documentos originales ni convierte por sí sola una operación en deducible.
La Agencia Tributaria indica que la contabilidad debe permitir determinar con precisión el IVA repercutido a clientes y el IVA soportado en adquisiciones a proveedores. Por eso resulta práctico mantener separadas las facturas expedidas y las recibidas.
2. Datos de las facturas expedidas
Con carácter general, el libro registro de facturas expedidas recoge:
- Número de factura y, cuando exista, serie.
- Fecha de expedición.
- Fecha de realización de la operación cuando sea distinta.
- Nombre completo o razón social del destinatario.
- NIF del destinatario cuando proceda.
- Base imponible.
- Tipo de IVA.
- Cuota de IVA repercutida.
Las facturas rectificativas deben poder identificarse y revisarse separadamente. También deben registrarse las operaciones exentas y otras operaciones sujetas a reglas específicas, aunque la cuota pueda ser cero.
3. Datos de las facturas recibidas
En las facturas recibidas interesa conservar, de forma ordenada:
- Número de recepción o referencia interna.
- Número de factura del proveedor.
- Fecha de expedición y fecha de operación cuando corresponda.
- Nombre o razón social y NIF del proveedor.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA.
- Cuota deducible, que puede no coincidir con todo el IVA soportado.
La AEAT señala que las facturas recibidas se anotan por el orden en que se reciben y dentro del período en el que proceda efectuar su deducción. Las facturas rectificativas y los documentos aduaneros requieren una identificación adecuada.
4. Campos internos que ayudan a controlar
Además de los datos fiscales, una empresa puede añadir campos operativos:
- Concepto comprensible de la operación.
- Cuenta contable orientativa.
- Método de cobro o pago.
- Fecha de cobro o pago.
- Estado: pendiente, cobrada, pagada o revisada.
- Observaciones sobre documentación pendiente.
Estos campos no sustituyen las menciones exigibles del libro registro. Sirven para preparar la revisión y detectar incidencias. En el régimen especial del criterio de caja, las fechas y medios de cobro o pago tienen además relevancia específica.
5. Errores frecuentes al organizar las facturas
- Guardar únicamente el total y perder el desglose de base y cuota.
- Mezclar facturas expedidas y recibidas en una sola lista sin distinguir su naturaleza.
- Tratar todo el IVA soportado como deducible sin revisar los requisitos.
- Sobrescribir fórmulas o reutilizar una plantilla sin guardar un original vacío.
- Registrar dos veces una factura o no separar una rectificativa.
- Confiar en el nombre comercial y omitir la razón social o el NIF.
6. Cuándo una plantilla sencilla no es suficiente
La llevanza puede requerir otro sistema si existe obligación de Suministro Inmediato de Información, varias personas necesitan trabajar simultáneamente, hay gran volumen de registros o se realizan operaciones especiales de forma habitual. También conviene apoyo profesional cuando existan prorrata, bienes de inversión, inversión del sujeto pasivo, importaciones o regímenes especiales.
Fuentes oficiales consultadas
- AEAT: libro registro de facturas expedidas.
- AEAT: libro registro de facturas recibidas.
- AEAT: plazos para las anotaciones registrales.
Una estructura preparada para empezar
La plantilla TuGuíaFiscal separa facturas expedidas y recibidas y añade bases de clientes y proveedores, estados y una previsión orientativa.
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